Nicole Würden - Unternehmensberaterin Texterin/Content Creator

Feedbackgespräche sind in der modernen Personalführung längst angekommen. Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber stellen sie einen wichtigen Baustein einer effizienten Zusammenarbeit dar. Feedbackgespräche sind dabei nicht mehr nur als Gespräche zu Bewertung der Mitarbeiter zu sehen.

Was sind Feedbackgespräche?

Zuerst einmal gilt es zu klären, was genau Feedback-Gespräche eigentlich sind. In der Regel geben Vorgesetzte dem entsprechenden Mitarbeiter dabei in einem 4-Augen-Gespräch eine Rückmeldung über dessen Leistung und Verhaltensweisen bei der Arbeit.

Feedback in alle Richtungen zulassen

Ein Feedback kann bei solchen Gesprächen in beide Richtungen stattfinden. Das bedeutet, dass der Vorgesetzte dem Mitarbeiter den notwendigen Raum im Gespräch einräumen sollte, um ebenfalls ein konstruktives Feedback an den Vorgesetzten heranzutragen.

Dabei geht es aber auch darum, weitere Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters realistisch zu erarbeiten.

Feedbackgespräche richtig führen

Dabei ist es wichtig, dass ein solches Gespräch konstruktiv und respektvoll stattfindet. Es geht darum, die Stärken in der Zusammenarbeit herauszufiltern und somit auch einen Mehrwert für die gemeinsamen Ziele zu erarbeiten.

Anders, als viele denken, sollte das Feedback daher nicht ausschließlich als Kritikmöglichkeit genutzt werden. Vielmehr geht es darum konstruktive Gespräche darüber zu führen, welche gemeinsamen Ziele man erreichen möchte, welche Möglichkeiten zur Umsetzung es gibt oder auch welche Entwicklungsmöglichkeiten es gibt. Sollte es Kritikpunkte geben, sollten diese an konkreten Beispielen angesprochen werden und eine mögliche Vorgehensweise besprochen werden.

In keinem Fall sollte ein Feedback-Gespräch für Vorwürfe privater Art oder z.B. wegen krankheitsbedingter Fehlzeiten genutzt werden.

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Nur offene, angstfreie Kommunikation kann zu einem konstruktiven Ergebnis führen

Natürlich ist nicht jedes Feedbackgespräch nur mit positiven Aspekten zu belegen – auch hier gilt es, konstruktiv mit möglichen Konflikten oder Krisen umzugehen. Ziel sollte es sein, dass der Rahmen des Gespräches immer durch in eine offene und angstfreie Atmosphäre geprägt ist.

Es sollte klar sein, dass Ziel eines solchen Gespräches, auch mit vermeintlich negativem Hintergrund, immer die konstruktive, lösungsorientierte Zusammenarbeit ist.

Gehalt und Beförderung besser zu einem anderen Zeitpunkt ansprechen

Gehalt und Beförderungen gehören in der Regel nicht in ein Feedback-Gespräch. Dafür sind Gespräche in einem anderen Rahmen besser geeignet, in dem es ausschließlich um diese Themen geht.

Leitfaden Feedbackgespräche

Um Feedback-Gespräche strukturiert führen zu können, sollte jedes Unternehmen einen Leitfaden erstellen, wie ein solches Gespräch geführt werden kann. Gehen Sie am besten nie ohne einen Leitfaden ins Gespräch.

Es sollte auch für den Mitarbeiter die Möglichkeit geben, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Das bedeutet es macht Sinn, den Mitarbeiter in einem entsprechenden Zeitrahmen mitzuteilen, wann das Gespräch stattfinden wird. Es kann auch hilfreich sein, dem Mitarbeiter einen vorgefertigten Fragebogen zukommen zu lassen in dem er angeleitet mit entsprechenden Fragen sich auf das Gespräch vorbereiten kann. Dieser Fragebogen ist nur für die Augen des Mitarbeiters gedacht.

Nicht nur ein Gespräch pro Jahr führen

Wer nur einmal im Jahr ein Feedback-Gespräch führt, der kann keine konstruktiven Themen erarbeiten und Schritte in der Entwicklung des Mitarbeiters machen. Gerade bei Feedback-Jahres-End-Gesprächen kommt dabei hinzu, dass man sich selbst einem enormen Zeitdruck im Abarbeiten der Gespräche auferlegt. Zu viele Themen während der Gespräche und zu lange Zeiten zwischen den Gesprächen, sind dabei zusätzliche Stolpersteine, die ein Feedbackgespräch eher nicht nutzbar machen.

Eigene Zielsetzungen formulieren – Gemeinsame Ziele festhalten

Bevor Sie in ein Feedback-Gespräch gehen, überlegen Sie, welche Ziele Sie verfolgen. Formulieren Sie, was Sie mit dem Gespräch erreichen wollen und halten Sie ebenso fest, welche Aussagen dem Mitarbeiter mitgegeben werden sollen.

Halten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter fest, welche Ziele Sie erarbeitet haben und wie diese erreicht werden können.

Fehler vermeiden

Um ein Feedback-Gespräch für alle beteiligten so sinnvoll und konstruktiv wie möglich zu gestalten, gilt es Fehler bei der Durchführung zu vermeiden. Typische Beispiele sind dabei:

• Mitarbeiter oder Vorgesetzter verstehen das Ziel des Feedback-Gespräches nicht
• Feedback bedeutet nicht Kritik – gehen Sie nicht zu stark auf Fehler und Defizite ein
• fehlende Strukturen beim Gespräch
• mangelnde Vorbereitung der Gespräche
• unspezifisches und unkonkretes Feedback

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Dieser Artikel ersetzt keine fachliche Beratung und dient nur einer ersten Orientierung zum genannten Thema. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.